MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO

DE LA INFORMACIÓN

Introducción

Con fundamento en los dispuesto en la Constitución Política de Colombia y particularmente en la Ley 1581 de 2012 y sus Derechos reglamentarios y/o Disposiciones complementarias, la presente Política de tratamiento establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales CYP PROTEGER LTDA lleva a cabo la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y, en general, el tratamiento de los datos de los titulares de la información, sean estos consumidores financieros (clientes actuales, potenciales y usuarios), proveedores o empleados. Asimismo, esta política de tratamiento contiene las condiciones de seguridad y confidencialidad con la que será procesada dicha información y los procedimientos establecidos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Dentro de los negocios que lleva a cabo CYP PROTEGER LTDA, resulta indispensable recolectar, almacenar, usar y entregar a terceros información personal de nuestros clientes y demás personas vinculadas o relacionadas con nuestro negocio.

En virtud de lo anterior, dentro del compromiso legal y corporativo de CYP PROTEGER LTDA, de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, CYP PROTEGER LTDA ha diseñado esta política de tratamiento en la que se describe y explica cómo tratamos la Información Personal que se recolecta por medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen.

El titular de la información al autorizar el tratamiento de sus datos personales, por cualquier medio, está aceptando expresamente esta política de tratamiento.

Datos del responsable

*  C y P Proteger Ltda   Nit. 860.353.530
*  Domicilio principal:    Carrera 17 no 146 62  Bogotá
*  Correo electrónico:    gerencia@protegerltda.com
*  Líneas atención:         2189423-6115711-6105211-6910370-2189417 Bogotá
 

Obligatoriedad
 

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de C y P PROTEGER LTDA., quienes deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos a C y P PROTEGER LTDA., por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

Recolección de datos
 

C y P PROTEGER LTDA., se compromete a que la información será tratada bajo medidas de seguridad, siempre garantizando su confidencialidad.

Para las finalidades señaladas en el presente aviso de privacidad, la recolección de datos podría realizarse de las siguientes formas:

 

1. Directamente de forma personal o telefónica;

2. Mediante correo electrónico o;

3. Al visitar nuestro sitio web o utiliza nuestros servicios en línea.

C y P PROTEGER LTDA., puede compartir la información personal en el desarrollo de la comercialización, mercadeo, cumplimiento de los contratos de seguros, trámite de siniestros, y por tanto poner la Información Personal a disposición de terceros, como aseguradoras, coaseguradoras, reaseguradoras, otros intermediarios de seguros, intermediarios de reaseguros, y otros agentes, representantes designados, distribuidores, socios comerciales e instituciones financieras y otros socios comerciales. Así mismo la información será, según el caso, compartida con nuestros proveedores de servicios, que son terceros externos, tales como contadores, auditores, expertos, abogados y otros asesores externos profesionales; proveedores de servicios de centros de llamadas; proveedores de servicios de sistemas de tecnología de la Información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la Información; proveedores de servicios de impresión, publicidad, comercialización e investigación de mercado, y ajustadores de siniestros. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, C y P PROTEGER LTDA., tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación comercial con C y P PROTEGER LTDA., (y solamente mientras ésta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

Tipos de información

Dependiendo de la relación que el titular tenga con C y P PROTEGER LTDA, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

 

• Datos generales de contacto, tales como: Dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.

• 
  Datos particulares según el tipo de vinculación: Nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral.

• Datos sensibles: Datos biométricos e historia clínica.

Política para el tratamiento de datos sensibles
 

C Y P PROTEGER LTDA no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de sus clientes, empleados o terceros a menos que exista una autorización previa del titular de la información. No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular. El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la ley.

Política para el tratamiento de datos de niños y adolescentes

C Y P PROTEGER LTDA velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el
tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales, únicamente habrá tratamiento de éstos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.

Tratamiento y Finalidad de datos personales

C y P PROTEGER LTDA., recolecta, usa, compila, almacena, consulta, comparte, intercambia, transmite, transfiere y circula, información de datos personales, durante la relación contractual y/o con posterioridad a ella, pero no más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular, y aunque no se llegare a formalizar una relación contractual, los datos personales son manejados de manera leal y lícita, con el fin de llevar a cabo las siguientes actividades:

 

1. Ofrecimiento, celebración, ejecución, gestión de contratos de seguros, Soat, capitalización intermediación de seguros, servicios de asesoría y realización de estudios de análisis, evaluación y administración de riesgos.

2. Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración y/o renovación de contratos de seguros. En este caso C y P PROTEGER LTDA., tomará las medidas necesarias para que los receptores de los datos cumplan con el manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de información enviada.

3. Informarle sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con sus necesidades o con los servicios o productos contratados o adquiridos por usted.

4. Contacto para realizar la vinculación como contratista o proveedor.

5. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.

6. Informarle sobre cambios de nuestros servicios o los productos y servicios de las compañías de seguros.

7. Realizar estudios internos de sus posibles necesidades de protección.

8. Solicitarle y enviar a las compañías de seguros, intermediarios de reaseguros, ajustadores y demás personas naturales o jurídicas la información relacionada con su(s) siniestro(s) como parte del acompañamiento en el trámite del siniestro o para la obtención de coberturas.

9. Ofrecerle alternativas de pago, tramitar el pago de su prima y tramitar otros pagos.

10. Brindarle una mejor calidad, capacitación y seguridad

11. De acuerdo con nuestras obligaciones legales y corporativas, prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.

12. Proporcionarle información de mercadeo sobre productos y servicios (incluso información sobre otros productos y servicios ofrecidos por nuestros socios o aliados estratégicos) de acuerdo con las preferencias que usted nos haya expresado y la autorización otorgada.

13. Administrar nuestra infraestructura y nuestras operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorías, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de Tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.

14. Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.

15. Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales.

16. Establecer y defender los derechos a los que hubiere lugar; proteger nuestras operaciones o nuestros socios dentro del negocio de seguros; así como nuestros derechos y nuestra privacidad, seguridad y/o propiedad, los suyos y los de terceros; obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

17. Entregar o transferir su Información Personal a empresas para efectos de, entre otros, salvaguardar mejor su información, llevar un control de calidad de los servicios prestados y unificar corporativamente el manejo de la información.

Seguridad de la información

C y P PROTEGER LTDA., se compromete a que los mismos serán tratados bajo medidas de seguridad, siempre garantizando su confidencialidad; manteniendo buenas prácticas en la gestión del riesgo asociado a amenazas y vulnerabilidades electrónicas, código malicioso, privacidad, factores humanos, entorno físico y gestión de la continuidad.

Derechos del titular de la información
 

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de C y P PROTEGER LTDA., se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales como son:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a C y P PROTEGER LTDA., o encargados del tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones de C y P PROTEGER LTDA.
 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.

11. Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento para el ejercicio de los Derechos del titular

Los titulares que presenten cualquier inquietud frente al manejo de su información, pueden dirigir sus solicitudes mediante nuestros canales de atención:

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• Domicilio principal:   Cra 45 A # 91-70 oficina 102 Bogotá

• Correo electrónico:   gerencia@protegerltda.com

• Líneas atención:       2189423-6115711-6105211-6910370-2189417 / Bogotá

Vigencia y modificaciones a esta política
 

C y P PROTEGER LTDA., se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de información en cualquier momento y los cambios serán informados y publicados en nuestra página web www.protegerltda.com.

El presente Manual y las políticas en él contendías rigen a partir de 30 de Mayo de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente sobre la materia.

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